Für wen ist das gedacht?

Am liebsten arbeite ich mit inhabergeführten Unternehmen. Dort habe ich die meiste Erfahrung und dort kommen wir schnell voran. Es gibt jemanden, dem das Unternehmen am Herzen liegt und der entscheiden kann. Gute Ideen hängen nicht wochenlang in Freigabeprozessen. Größe und Branche sind zweitrangig. Wichtiger ist, dass du etwas voranbringen willst und eine langfristige Zusammenarbeit suchst. Für ein einmaliges Setup ist ein Template oder ein kurzes Projekt meist die bessere Wahl.

Warum nicht einfach jemanden einstellen?

Das kann der richtige Weg sein. Jemanden zu finden, der Notion, Automationen und KI beherrscht und gleichzeitig versteht, wie ein Unternehmen funktioniert, dauert aber oft Monate und kostet als Festanstellung deutlich mehr. Meist ist auch gar nicht genug Arbeit für eine volle Stelle da. Dazu kommt, dass ich schon für viele Unternehmen Strukturen gebaut habe. Was sich anderswo bewährt hat, muss bei dir nicht neu erfunden werden. Eine einzelne Person im Team kann diese Erfahrung kaum mitbringen. Mit mir startest du innerhalb weniger Tage, zahlst einen festen Monatspreis und kannst jederzeit pausieren oder kündigen.

Warum ein monatliches Abo statt projektbasierter Abrechnung?

Strukturen sind kein einmaliges Projekt. Wenn niemand dranbleibt, weichen Prozesse auf und Workarounds schleichen sich ein. Als fester Partner lerne ich dein Unternehmen von Monat zu Monat besser kennen und entwickle die Strukturen mit jedem neuen Teammitglied und jeder Wachstumsphase weiter. Für dich heißt das planbare Kosten ohne überraschende Rechnungen. Pausieren, wechseln oder kündigen kannst du jederzeit.

Gibt es wirklich keine Setup-Kosten oder Mindestlaufzeit?

Nein, wirklich keine. Du startest ohne Einrichtungsgebühren und kannst zum Ende deiner aktuellen Abrechnungsperiode kündigen. Pausieren geht auch, z. B. im Urlaub. Danach machst du weiter, sofern ein Platz frei ist.

Wie funktionieren Kündigung und Pausierung genau?

Kündigen kannst du zum Ende deiner Abrechnungsperiode. Startest du am 15., läuft dein Abo bis zum 15. des Folgemonats. Teilerstattungen gibt es dazwischen nicht, außer bei der Zufriedenheitsgarantie. Pausieren kannst du jederzeit, auch mitten in der Periode. Bereits bezahlte Zeit wird deinem Guthaben gutgeschrieben und beim Weitermachen zuerst aufgebraucht. Das Guthaben bleibt sechs Monate gültig. Auch zwischen Lite und Premium kannst du jeweils zur nächsten Abrechnungsperiode wechseln. Steht nach dem Aufbau weniger an, geht es mit einer schlanken Betreuung aus Wartung und Support weiter.

Was passiert mit allem, wenn wir aufhören?

Alles, was ich in deinem Workspace baue, darfst du nach dem Vertragsende uneingeschränkt weiter nutzen. Dank Wiki und Videos arbeitet dein Team auch ohne mich damit weiter. Bei Automationen, die über meine Server laufen, helfe ich dir kostenlos beim Umzug auf deine eigenen Systeme. Alternativ laufen sie mit Wartung und Support bei mir weiter. Deine Daten lösche ich nach dem Ende von meinen Systemen.

Was kostet Notion und wer trägt diese Kosten?

Notion kostet etwa 10 € pro Nutzer:in und Monat im Plus-Plan oder etwa 20 € im Business-Plan, je nach jährlicher oder monatlicher Zahlung. Das sind Schätzungen, aktuelle Preise stehen auf notion.so. Für die grundlegenden Strukturen reicht der Plus-Plan. Für die KI-Funktionen empfehle ich den Business-Plan. Die gesparte Zeit ist meist 10- bis 100-mal mehr wert als die Notion-Kosten. Falls du noch keinen Workspace hast, richte ich ihn ein und zahle anfangs mit meiner Kreditkarte, damit du sofort starten kannst. Langfristig übernimmst du die Notion-Kosten wie jeden anderen Software-Posten auch.

Was passiert im kostenlosen Erstgespräch?

In den ersten 20 Minuten frage ich nach deinen Abläufen, deinen Zielen und dem, was gerade hakt. Mit dem Blick eines Unternehmers schauen wir gemeinsam, wo am meisten Zeit verloren geht. Am Ende besprechen wir erste konkrete Ideen. Danach kennst du deine größten Baustellen und bekommst eine ehrliche Einschätzung, ob ich der richtige Partner für dich bin. Falls nicht, empfehle ich dir gern andere Wege oder Tools. Das Gespräch ist kostenlos, unverbindlich und vertraulich.

Wie läuft das mit Vertrag und Datenschutz?

Passt es nach dem Erstgespräch für beide, bekommst du einen Vertragsentwurf per E-Mail. Darin stehen dein Paket, eine Geheimhaltungsvereinbarung und ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach DSGVO, damit du mir Zugänge mit gutem Gefühl geben kannst. Du prüfst alles in Ruhe, merkst Änderungen an und unterschreibst digital. Abgerechnet wird monatlich im Voraus per Rechnung. Welche Dienste dabei Daten verarbeiten und wo, steht transparent im AVV. Vor größeren Umbauten arbeite ich an Kopien oder lege Sicherungen an. Zusätzlich bin ich über eine IT-Berufshaftpflicht mit 500.000 € pro Schadensfall abgesichert.

Was ist der Unterschied zwischen Lite und Premium?

Premium ist die volle Zusammenarbeit. Ich arbeite an mehreren Projekten gleichzeitig, in verschiedenen Bereichen und mit mehreren Leuten aus deinem Team. Für Fragen aus dem Team gibt es einen eigenen Support-Kanal, neue Strukturen erkläre ich zusätzlich in 1:1-Meetings. Verbesserungen und Ergänzungen setze ich laufend selbst um. Sichtbare Fortschritte gibt es im Schnitt alle 2–3 Tage. Das lohnt sich vor allem, wenn viel ansteht. Auch große Umbauten wie ein Tool-Umzug laufen dann nebenher, ohne dass anderes liegen bleibt. Lite ist der kleinere Einstieg. Wir gehen ein Projekt nach dem anderen an, alles läuft über eine Ansprechperson bei dir. Dein Team bekommt Einführungen per Video und Wiki. Eigene Ideen bringe ich auch hier regelmäßig ein. Sichtbare Fortschritte gibt es im Schnitt jede Woche.

Wie läuft die Zusammenarbeit im Alltag?

Wir arbeiten in einem gemeinsamen Slack-Kanal, den wir mit deinem Slack verbinden. Dort laufen Updates, kurze Fragen und Feedback. Werktags antworte ich in der Regel innerhalb weniger Stunden. Updates gebe ich oft als kurzes Video, in dem ich zeige, was neu ist und wie es funktioniert. Du schaust es dir an, wann es dir passt. Feedback gibst du direkt im Kanal. Nach jedem Projekt legen wir gemeinsam das nächste fest. Zwischendurch prüfe ich von mir aus, wo sich deine Strukturen noch verbessern lassen.

Warum schwanken die Umsetzungszeiten?

Die angegebenen Zeiten sind Durchschnittswerte. Sie berücksichtigen, dass ich auch mal privaten Verpflichtungen nachgehe und andere Kund:innen manchmal zeitgleich größere Projekte haben. Einfache Strukturanpassungen gehen oft schneller, manchmal in wenigen Stunden. Komplexe KI-Agents oder unerwartete technische Schwierigkeiten können auch mal länger dauern. Ich halte dich auf dem Laufenden und sage früh Bescheid, wenn sich etwas verschiebt. Lieber nenne ich realistische Zeiten als optimistische.

Muss ich Notion schon kennen oder mein Team schulen?

Nein, das ist nicht nötig. Ich baue die Strukturen Schritt für Schritt und so einfach wie möglich, damit jede:r sie ohne technisches Vorwissen nutzen kann. Notion selbst ist leicht zu verstehen. Wenn dein Team es schon kennt, umso besser. Komplexere Funktionen dokumentiere ich in deinem internen Wiki. Falls du noch keins hast, ist das oft einer der ersten Schritte, denn jedes Unternehmen braucht einen zentralen Ort für sein Wissen. Für fortgeschrittene Anwendungen nehme ich kurze Videos auf, die dauerhaft verfügbar sind. So lernt jede:r im eigenen Tempo. Neue Leute finden alles vor, wenn sie anfangen.

Wer zahlt Server, Scraping und KI für meine Automationen?

Das übernehme ich. Viele Automationen brauchen im Hintergrund Server, Scraping oder KI. Diese Betriebskosten laufen über mich, damit du dich nicht darum kümmern musst. Bei Lite gilt das für kleinere Automationen, bei Premium auch für größere. Überwachung und Fehlerbehebung gehören in beiden Paketen dazu. Kostet ein einzelner Agent allein mehrere hundert Euro im Monat, besprechen wir das vorher und richten ihn gesondert ein. Notion selbst und seine KI-Funktionen laufen über deinen eigenen Notion-Plan.

Mit welchen Tools bist du vertraut?

Ich lebe praktisch in Notion und kenne mich dort bis in die Details aus. Das gilt auch für die Schwächen. Wenn ein anderes Tool für deinen Fall besser passt, sage ich dir das ehrlich. Geht ein Projekt über Notion hinaus, nutze ich die Automationsplattform n8n für fortgeschrittene Automationen, Anbindungen und KI-Workflows. Vollständig eigene Backends programmiere ich mit TypeScript, Rust, SQL, Supabase und Cloudflare-Serverless. Notion bleibt dabei die Oberfläche für alles, egal wie komplex das Backend dahinter ist. Durch die Arbeit mit 12+ Unternehmen kenne ich viele weitere Tools zumindest oberflächlich und arbeite mich schnell in neue ein.

Kann ich das nicht einfach selbst mit KI bauen?

Teilweise, ja. Notion AI oder Claude bauen heute schon ordentliche Strukturen und ich nutze KI selbst jeden Tag. Was eine KI oder ein Template ohne Kontext baut, bleibt aber eine Lösung von der Stange. Vor allem ist das Bauen selbst nur ein kleiner Teil meiner Arbeit. Der größere Teil ist herauszufinden, was für dein Unternehmen richtig ist, wie es in deine Abläufe passt und wie das Team es im Alltag annimmt. Dafür braucht es Erfahrung aus vielen Teams und viele Gespräche. Das kann KI nicht leisten. Du kannst es also selbst mit KI versuchen. Rechne aber mit vielen eigenen Stunden. Am Ende steht vielleicht etwas, das gut aussieht und funktioniert, aber im Alltag kaum genutzt wird.

Wie sieht es mit Datensicherheit, Skalierung und Integration in bestehende Systeme aus?

Notion ist ein etabliertes Enterprise-Tool mit allen wichtigen Sicherheitszertifikaten, DSGVO-konform und im Einsatz bei Fortune-500-Unternehmen. Die Strukturen wachsen von kleinen Teams auf größere Organisationen mit. Für Integrationen und spezielle Anforderungen entwickle ich eigene Anbindungen. Ob das für deinen Fall die richtige Wahl ist, klären wir vorher. Nicht jedes Problem lässt sich elegant lösen. Wenn das so ist, sage ich es dir ehrlich.

Wie ist die Kontinuität gewährleistet? Was passiert bei längerer Nichtverfügbarkeit?

Strukturen und KI-Agents laufen eigenständig weiter, auch wenn ich mal nicht da bin. Mich brauchst du für Änderungen, Erweiterungen und neue Ideen. Dass ich länger als die normalen Umsetzungszeiten ausfalle, ist unwahrscheinlich. Passiert es doch, etwa bei längerer Krankheit, bekommst du eine anteilige Erstattung für den betroffenen Monat. Die Strukturen, in die du investierst, funktionieren auch ohne mich.

Strukturen, die
Freude machen.

Ich bin Ben. Als fester Partner baue ich wachsenden Teams ein digitales Rückgrat in Notion und darüber hinaus: maßgeschneiderte Strukturen und KI, die Freiraum für das Kerngeschäft schaffen.

Kostenloses Erstgespräch (30 Min) Mehr erfahren

Wachstum funktioniert nur mit Freude

Dein Unternehmen funktioniert. Die Abläufe sind eingespielt, das Team weiß, was es tut. Irgendwann reicht Funktionieren aber nicht mehr. Für den nächsten Schritt braucht es jemanden, der die richtigen Strukturen für dein Team baut, damit wieder mehr Freiraum für Wachstum entsteht.

Funktionieren

Wissen

Liegt in Köpfen, Chats und fünf verschiedenen Tools. Wer etwas braucht, fragt herum.

Routine

Reporting, Rechnungen und Übergaben erledigt dein Team jede Woche von Hand, weil nie jemand Zeit hatte, sie zu automatisieren.

Überblick

Liegt meist bei dir allein. Je mehr an dir hängt, desto länger wartet der nächste Schritt.

This does not spark joy.

Wachsen

Wissen an einem Ort

Routine läuft von selbst

Überblick für alle

Team arbeitet eigenständig

Zeit für das Eigentliche

Freude

Ein digitales Rückgrat übernimmt die Routine und bündelt das Wissen dort, wo alle es finden. Das Team hat Zeit für das, was es gut kann. So wird Wachsen leichter.

This sparks joy.

So arbeiten wir zusammen

Bei mir gibt es kein großes Projekt mit Konzeptphase und kein Angebot für jede Kleinigkeit. Weil der Preis fest ist, kann ich einfach anfangen, Schritt für Schritt weiterbauen und Prioritäten jederzeit verschieben, während dein Team ganz normal weiterarbeitet.

1

Direkt loslegen

Nach einem kurzen Kickoff fange ich mit etwas an, das in wenigen Tagen fertig ist und dem Team sofort Arbeit abnimmt. Ein Konzeptpapier oder wochenlange Analysen braucht es dafür nicht. Den Rest lerne ich beim Arbeiten. Wer früh merkt, dass sich die neuen Strukturen lohnen, arbeitet von Anfang an gern damit.
2

Damit es auch genutzt wird

Eine Struktur ist nur so gut, wie das Team sie nutzt. Deshalb baue ich so, dass die Arbeit darin Spaß macht, beantworte Fragen aus dem Team und erkläre alles in kurzen Einführungsvideos und im Wiki. Das ist oft der wichtigste Teil der Arbeit, den einem keine KI abnimmt.
3

Ein Ideenbaum statt fester Roadmap

Meine Vorschläge und die Wünsche aus dem Team landen in einem Ideenbaum, dem Structure Tree. Was als Nächstes dran ist, entscheide ich meist selbst oder kläre es in einer kurzen Nachricht mit dir. Kommt etwas Dringendes dazwischen, verschieben wir die Prioritäten.
4

Selbstständig und asynchron

Im Alltag reicht ein gemeinsamer Slack-Kanal. Dort gebe ich regelmäßig Updates, stelle kurze Fragen und bin da, wenn etwas hakt. Ich arbeite mich selbst in Themen ein. Bei Premium spreche ich dafür direkt mit den Leuten aus den einzelnen Bereichen. Neue Strukturen stelle ich in kurzen Videos vor. Meetings gibt es nur, wenn ein Thema ein Gespräch braucht.
5

Mit jedem Monat wertvoller

Je länger wir zusammenarbeiten, desto besser verstehe ich dein Unternehmen und desto öfter schlage ich selbst vor, was sich als Nächstes lohnt. Mit der Zeit werden die Themen größer, von den ersten Strukturen bis zu Finanzen, Tool-Umzügen, KI in deinen wichtigsten Abläufen und eigenen individuellen Tools für dein Kerngeschäft. Neue Tools und KI-Updates behalte ich dabei für dich im Blick.

Volle Unabhängigkeit, volle Flexibilität. Alles, was ich baue, ist im Wiki und in kurzen Videos erklärt, damit du nie von mir abhängig bist. Weil du jeden Monat kündigen kannst, ist es mein Job, jeden Monat mehr zu bringen, als ich koste.

Diese Kombination findest du selten

Notion-Experte, Entwickler und Unternehmer mit KI-Erfahrung in einer Person.

Jahre
Notion-Expertise

Ich kenne Notion bis ins Detail und weiß aus Erfahrung, welche Strukturen ein Team im Alltag nutzt und welche nach drei Wochen niemand mehr öffnet.

12+

Jahre
Software-Entwicklung

Wo Notion an Grenzen stößt, schließe ich die Lücke mit eigenen Automationen, Integrationen und kleinen Tools. Dein Team arbeitet trotzdem weiter in Notion.

KI, die im Alltag ankommt

Viele Teams haben längst KI-Zugänge, aber kaum jemand nutzt sie. Ich baue KI direkt dort ein, wo dein Team ohnehin jeden Tag arbeitet. So läuft sie mit, ohne dass jemand erst einen Prompt schreiben muss.

Unternehmerische Erfahrung

Drei Jahre lang habe ich als geschäftsführender Gesellschafter einen Verlag saniert. Deshalb denke ich in Prioritäten und Kosten statt in Features. Du musst mir keine Aufgaben zuteilen, weil ich selbst sehe, was deinem Unternehmen gerade am meisten bringt.

Ein System für alles.
Und jemand, der dranbleibt.

Ich baue so viel wie möglich in Notion, damit alles an einem Ort liegt und dein Team nicht fünf Systeme pflegen und lernen muss. Eigene Tools und Automationen laufen im Hintergrund, bedient wird alles in Notion.

Ein System ist nie fertig. Dein Team wächst, Abläufe ändern sich und neue Tools kommen dazu. Ich bleibe dabei, passe alles laufend an und baue Monat für Monat weiter, oft bevor jemand danach fragt.

„[…] Jede Person bei hypr gewinnt mehrere Stunden pro Woche.“

Sachar Klein, Inhaber von hypr Via LinkedIn

Investition in dein digitales Rückgrat

Meine Zeit fließt in Ergebnisse statt in Angebote, Stundenzettel und Abstimmungsschleifen. Du zahlst einen festen Monatspreis und siehst jede Woche, was vorangeht. Ohne Setup-Kosten, monatlich kündbar.

Lite

Stetiger Fortschritt für kleinere Teams

Vier Plätze frei

1.900€

pro Monat, zzgl. MwSt.

Loslegen

Ein Projekt nach dem anderen
Sichtbare Fortschritte im Schnitt jede Woche
Koordination über eine Ansprechperson aus dem Team
Team-Einführungen per Video und Wiki
Ich bringe regelmäßig eigene Ideen ein
Betriebskosten für kleinere Automationen inkludiert

Premium

Custom

Für Fälle, die nicht ins Raster passen

Nach Verfügbarkeit

Individuell

nach Vereinbarung

Anfragen

Angepasste Rolle für größere Organisationen
Einzelne Projekte mit festem Umfang
Feste Laufzeiten für mehr Planungssicherheit
Wartung und Support für bestehende Kund:innen

Zufriedenheitsgarantie: Du spürst nach der ersten Woche nicht mehr Freude als vorher? Dann bekommst du 80 % des Monatsbeitrags zurück, ohne Wenn und Aber.

Freude aus erster Hand

Vom Workspace-Audit bis zur festen Partnerschaft.

Seit ein paar Monaten begleitet uns Ben. Ben automatisiert peu à peu unsere Abläufe. Er baut Systeme, die langweilige Aufgaben im Hintergrund erledigen. Ergebnis: Jede Person bei hypr gewinnt mehrere Stunden pro Woche. Stunden, in denen wir nicht kopieren, sortieren, formatieren. Sondern nachdenken und Wert schaffen. So kommen wir unserem Ziel näher: nicht nur die bestmögliche Öffentlichkeit zu schaffen, sondern auch Kommunikation als Führungs-Tool zu stärken. 💪 Am meisten liebe ich die Zusammenarbeit mit Ben, weil ich von ihm lerne, wie man in Prozessen denkt. Automatisierung als Denkweise, nicht als Tool. Das kannte ich vorher so gar nicht – und es verändert gerade unsere Arbeit.

Sachar Klein

Inhaber, hypr

Via LinkedIn

Wir haben Ben als sehr kompetenten Sparringspartner erlebt. Er hat unseren Workspace professionell auditiert und uns dabei geholfen, unsere Anforderungen überhaupt erst richtig zu sortieren. Seine Beratung war für uns eine wichtige Hilfe, um Klarheit in unsere digitalen Prozesse zu bringen.

Christof Bendt

Co-Founder, BendtConsulting

Die Zusammenarbeit mit Ben war für uns sehr wertvoll. Er hat uns geholfen, unsere Themen klar zu strukturieren und Prioritäten zu setzen. Besonders im Alltag hat uns seine Unterstützung dabei geholfen, Besprechungszusammenfassungen und To-Dos direkt in Notion umzusetzen – das bringt spürbar mehr Überblick und Effizienz in unsere Meetings. Wir sind mit den Ergebnissen und dem gesamten Prozess sehr zufrieden und haben viele weitere Projekte die wir umsetzen werden. Wir können Ben als Berater sehr empfehlen.

Tobias Müller-Zmeck

Kaufmännischer Leiter, GES Sorrentino

Hi, ich bin Ben 👋

Was mich antreibt, ist das Lächeln, wenn jemand merkt, dass eine lästige Aufgabe ab heute von selbst läuft.

Entwickler

12+ Jahre Software

Ich programmiere, seit ich 11 bin. Deshalb endet bei mir nichts an der Grenze von Notion. Wenn ein Werkzeug fehlt, baue ich es.

Unternehmer

Drei Jahre Geschäftsführung

Als geschäftsführender Gesellschafter habe ich einen Verlag saniert und digitalisiert, mit Notion als zentralem Werkzeug: Workflows fürs ganze Team, Finanzen mit Forecasting, Logistik-Automationen für über 300 Auslieferungsorte und ein eigenes Vertriebssystem. Ich weiß, wie sich ein Unternehmen von innen anfühlt.

Heute

StructureJoy

Strukturen bauen macht mir mehr Freude als jedes Tagesgeschäft, also habe ich es zum Beruf gemacht. StructureJoy bleibt klein, es ist nur Ben. Ich arbeite remote aus ganz Europa, am liebsten asynchron.

Projektzeiten & Zeiterfassung CRM & Kundenverwaltung Wissensdatenbank Projektmanagement & Aufgaben-Templates Meeting-Strukturen Finanz-Strukturen & Dashboards OKRs & Ziele Recruiting-Prozesse Content-Planung Wiki & Onboarding Dokumenten-Ablage Ziele & Planung Team-Onboarding

Tool-Umzüge (z. B. Asana → Notion) KI-Agents Dashboards & Reporting Automationen mit n8n Rechnungs-Workflows Meeting-Notizen zu Aufgaben Notion AI im Team E-Mail-Automationen Monitoring & Alerts API-Integrationen Automatische Reports Dokumente auf Knopfdruck Eigene Tools & APIs

Häufige Fragen

Alle Unklarheiten besprechen wir gerne im Gespräch.

Kosten & Leistungen

Zusammenarbeit & Ablauf

Technik & Voraussetzungen

Reden wir über deine Strukturen

30 Minuten, ergebnisoffen. Du gehst mit konkreten Ideen raus, ob wir danach zusammenarbeiten oder nicht.

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Kostenlos und unverbindlich. Ich antworte in der Regel innerhalb von 24 Stunden.

Strukturen, die Freude machen.